Khai báo hải quan điện tử - Hiện thực hóa quy trình thông quan nhanh chóng - Tối ưu cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Mục đích

Việc khai báo hải quan điện tử nhằm hướng tới nhiều mục đích thiết yếu, góp phần xây dựng một nền hành chính minh bạch, hiện đại và phù hợp với xu hướng toàn cầu. Trước hết, mục đích chính của quy trình này là hỗ trợ Nhà nước trong việc tính và thu thuế nộp từ hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp, đảm bảo nguồn thu ngân sách nhà nước được duy trì ổn định, chính xác. Bên cạnh đó, thủ tục khai báo điện tử còn giúp giảm thiểu các sai sót trong quá trình kê khai, hạn chế tiêu cực và lãng phí thời gian, công sức của nhân viên hải quan cũng như doanh nghiệp.

Ngoài ra, khai báo hải quan điện tử còn phục vụ các mục tiêu quản lý hàng hóa inbound và outbound, đảm bảo hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc diện cấm hoặc hạn chế theo quy định pháp luật. Từ việc ngăn chặn nhập khẩu các mặt hàng trái phép như ngà voi, súng, ma túy cho đến việc kiểm soát nhập khẩu, xuất khẩu đồ cổ, động vật hoang dã, quy trình này giúp nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả hơn lịch trình và trạng thái của từng lô hàng. Tính hiệu quả trong quản lý, hạn chế tiêu cực, giảm thiểu thủ tục giấy tờ cũng là những lý do quan trọng thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực này.

Thực tế hiện nay, khai báo hải quan điện tử còn giúp các doanh nghiệp tránh được tình trạng chậm trễ xếp hàng, hạn chế tiếp xúc giấy tờ truyền thống, đồng thời tạo thuận lợi để doanh nghiệp có thể theo dõi, cập nhật trạng thái lô hàng mọi lúc mọi nơi. Với nhiều lợi ích rõ ràng như vậy, không thể phủ nhận rằng khai báo hải quan điện tử là bộ phận không thể thiếu trong chiến lược hiện đại hóa hệ thống logistics, thương mại quốc tế của Việt Nam thời kỳ mới.

Các lợi ích khi thực hiện khai báo hải quan điện tử

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì gửi hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể khai báo online, giảm thiểu các bước thủ tục thủ công.
• Minh bạch và chính xác: Hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, hạn chế sai sót, gian lận trong kê khai.
• Quản lý tốt hơn: Nhà nước có thể theo dõi, kiểm soát hàng hóa, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc cập nhật, sửa đổi thông tin.
• Thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế: Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, tạo điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hiệu quả, nhanh chóng hơn.

Thực trạng và yêu cầu của doanh nghiệp

Hiện nay, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam đã dần quen thuộc với việc khai báo hải quan điện tử, tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa tận dụng tối đa các lợi thế của hình thức này do còn nhiều hạn chế về kỹ năng và công nghệ. Điều này đòi hỏi các cơ quan chức năng cần tăng cường hỗ trợ, đào tạo và hướng dẫn nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, toàn diện, giúp doanh nghiệp không còn băn khoăn hay trì hoãn trong việc hoàn thành thủ tục.

--->> xem thêm: bảng giá khai báo hải quan điện tử

2. Các văn bản pháp luật liên quan

Mỗi quốc gia đều có các hệ thống pháp luật và quy định riêng quy định rõ ràng về hoạt động khai báo hải quan, nhằm đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi nhưng vẫn chặt chẽ, phòng chống các hành vi gian lận thương mại, buôn lậu. Ở Việt Nam, các bộ luật, nghị định, thông tư hướng dẫn nhằm điều chỉnh và nâng cao hiệu quả cho hoạt động khai báo hải quan điện tử đã hình thành thành một hệ sinh thái pháp lý đồng bộ, thể hiện rõ vai trò của công nghệ trong quản lý nhà nước và hoạt động doanh nghiệp.

• Luật hải quan năm 2005 đặt ra các nguyên tắc cơ bản về hoạt động hải quan, trong đó có quy định về thủ tục hải quan điện tử, một bước tiến lớn phù hợp xu hướng quốc tế.
• Nghị định 154/2005/NĐ cụ thể hóa các quy định của luật hải quan, bao gồm các quy trình, hệ thống phần mềm, phối hợp các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý thủ tục điện tử. Trong đó, vai trò của hệ thống VNACCS luôn được nhấn mạnh, như một khung cơ sở dữ liệu, nơi lưu trữ, xử lý, đánh giá các thông tin khai báo.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC, Thông tư số 39/2018/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC): hướng dẫn chi tiết thủ tục hải quan điện tử, làm rõ các bước, thời hạn, trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan quản lý.
• Thông tư 22/2014/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan điện tử, giúp tạo ra quy trình chuẩn, đồng bộ trong thực tiễn, thích ứng với nhu cầu ngày càng cao của cộng đồng doanh nghiệp.

Các nguyên tắc pháp lý trong khai báo hải quan điện tử

• Minh bạch và công khai: Các quy trình, thủ tục được niêm yết rõ ràng, các doanh nghiệp và cơ quan chức năng đều nắm bắt rõ các bước thực hiện.
• Chủ động và tự động hóa: Hệ thống tự động kiểm tra, cấp số, phản hồi kết quả giúp quá trình diễn ra liên tục, không gian lận.
• Bảo mật thông tin: Các dữ liệu khai báo đều được bảo vệ, tuân theo quy định pháp luật về bảo mật, chống xâm nhập trái phép.
• Phù hợp quốc tế: Áp dụng các chuẩn mực quốc tế về thủ tục hải quan và thương mại điện tử, giúp Việt Nam hội nhập tốt hơn.

Thách thức trong việc thực thi pháp luật

Mặc dù có hệ thống pháp lý rõ ràng, song việc áp dụng và thực thi còn gặp nhiều khó khăn do các yếu tố như thiếu nguồn nhân lực, công nghệ chưa đồng bộ, hay sự tuân thủ chưa tốt của doanh nghiệp. Đặc biệt, những doanh nghiệp mới thành lập hoặc nhỏ lẻ thường thiếu kiến thức, kỹ năng về khai báo điện tử, dẫn đến quá trình chậm trễ, gây ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu chung.

---->> Liên hệ với MinhHungTrans với gói dịch vụ ưu đãi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp tối ưu hóa chi phí 

3. Quy trình khai báo hải quan điện tử

Quy trình khai báo hải quan điện tử thể hiện rõ các bước từ khi doanh nghiệp bắt đầu khai thông tin đến khi hàng hóa được thông quan. Quy trình này không chỉ đơn thuần là gửi dữ liệu mà còn tích hợp các bước kiểm tra, phân luồng, xác nhận và sửa đổi để đảm bảo mọi dữ liệu đều chính xác, phù hợp quy định pháp luật.

Các bước bao gồm: khai thông tin xuất khẩu, kiểm tra điều kiện phân luồng, đăng ký tờ khai, kiểm tra hồ sơ chứng từ, kiểm tra thực tế hàng hóa, thông quan, và cuối cùng là sửa đổi bổ sung. Đặc biệt, phần khai sửa đổi có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp có sai sót, hoặc có yêu cầu điều chỉnh theo yêu cầu thực tế của hàng hóa hoặc các quy định pháp luật mới.

Mô tả chi tiết các phần trong sơ đồ quy trình

Bước 1: Khai thông tin xuất khẩu (EDA): Là bước đầu tiên, người khai hải quan cung cấp toàn bộ dữ liệu liên quan đến lô hàng xuất khẩu qua phần mềm với tên bước là EDA. Hệ thống sẽ tự động xử lý, cấp số, liên kết các mã quy định.

Bước 2: Đăng ký tờ khai (EDC): Kiểm tra dữ liệu, xác nhận và gửi xác nhận tờ khai để hệ thống tiến hành phân luồng, kiểm tra.

– Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu người khai hải quan khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.

– Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ EDB gọi lại màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên.

Bước 3: Kiểm tra điều kiện đăng ký: Hệ thống tự động kiểm tra doanh nghiệp có đủ điều kiện hay không dựa trên các hệ thống dữ liệu như nợ thuế, tình trạng hoạt động.

Bước 4: Phân luồng và thông quan: Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

• Đối với các tờ khai luồng xanh

– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng thực hiện bảo lãnh (chung, riêng, doanh nghiệp ưu tiên): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. 

+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu". Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Cuối ngày hệ thống tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh chuyển sang VCIS.

• Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ

Người khai hải quan

– Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá;

– Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm thực tế hàng hoá;

– Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).

b. Hệ thống

(1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)

(2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.

(3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEE hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:

– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng thực hiện bảo lãnh (chung, riêng, doanh nghiệp ưu tiên): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. 

+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu". Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

4. Quy trình sửa đổi, bổ sung thông qua hệ thống điện tử

Việc sửa đổi được thực hiện dễ dàng qua nghiệp vụ khai sửa đổi (EDB), bằng cách truy cập lại màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA) để chỉnh sửa các chỉ tiêu cần thiết. Sau đó, doanh nghiệp gửi yêu cầu sửa đổi, hệ thống tự động cập nhật và gửi phản hồi về tính hợp lệ của dữ liệu mới.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể thực hiện sửa đổi trong quá trình đăng ký tờ khai (EDC), đặc biệt khi phát hiện các lỗi về mã số, tên hàng, trị giá, thuế... Điều này giúp cho quá trình xử lý trở nên linh hoạt hơn, tránh bị trì hoãn, hạn chế các lỗi phát sinh sau này. Các cập nhật này đều phải tuân theo các quy định pháp luật và được hệ thống tự động kiểm tra chặt chẽ.

– Việc khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan được thực hiện từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thông quan hàng hoá. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan, người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ EDD gọi lại thông tin tờ khai xuất khẩu (EDA) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc thông tin khai xuất khẩu đã được sửa đổi (EDA01) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.

– Khi đã khai báo xong tại nghiệp vụ EDA01, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin sửa đổi tờ khai tại màn hình EDE, người khai hải quan ấn nút “gửi” tại màn hình này, khi đó hoàn tất việc đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung.

– Số của tờ khai sửa đổi là kí tự cuối cùng của ô số tờ khai. Số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tối đa là 9 lần tương ứng với ký tự cuối cùng của số tờ khai từ 1 đến 9; trường hợp không khai bổ sung trong thông quan thì ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.

– Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ (không phân luồng xanh).

– Các chỉ tiêu trên màn hình khai sửa đổi, bổ sung (EDA01) giống các chỉ tiêu trên màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA). Khác nhau là một số chỉ tiêu (sẽ nêu cụ thể tại phần hướng dẫn nghiệp vụ EDA01) không nhập được tại EDA01 do không được sửa đổi hoặc không thuộc đối tượng sửa đổi.

Lợi ích của quy trình sửa đổi, bổ sung

• Linh hoạt, nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh dữ liệu bất cứ lúc nào trong giai đoạn trước thông quan.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần nhau nhiều thủ tục giấy tờ hay chờ đợi xác minh thủ công.
• Đảm bảo tính hợp lý của dữ liệu: Phản ánh chính xác tình hình thực tế của lô hàng, giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến pháp luật.
• Chứng minh rõ ràng quá trình: Minh bạch trong việc sửa đổi giúp nâng cao uy tín và giảm thiểu tranh chấp sau này.

Kết luận

Khai báo hải quan điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính tại Việt Nam. Với mục tiêu giảm thủ tục, nâng cao hiệu quả, thúc đẩy thương mại quốc tế, hệ thống này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời góp phần tăng cường tính minh bạch và kiểm soát của nhà nước trong hoạt động xuất nhập khẩu.

???? Ưu đãi đặc biệt mừng Quốc Khánh 02/09 ????

Từ ngày 11/08 đến 11/09/2025, MinhHungTrans khuyến mại cho tất cả khách hàng: Miễn phí khai 03 tờ khai hải quan đầu tiên khi sử dụng dịch vụ khai báo hải quan của chúng tôi. Liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết!

Cam kết đem đến dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả, với quy trình chặt chẽ và giá cả hợp lý nhất cho Quý Doanh Nghiệp.

• Ofifce: 16E/2 Đường số 17, Phường Hiệp Bình Phước, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Mobile/Zalo: 0366.50.1816 (Ms Trang- Customer Services)
• Website: http://minhhungtrans.com
• Email: info.minhhungtrans@gmail.com