Thủ tục hải quan cho doanh nghiệp mới thành lập - Hướng dẫn chi tiết

1. Khởi đầu

Khi một doanh nghiệp bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, họ cần phải tìm hiểu các thông tin: Chính sách mặt hàng, giấy phép, mã HS, các loại thuế phải nộp và đặc biệt là quy trình khai báo hải quan. Khi có một kế hoạch rõ ràng, hiểu đúng về các bước cần thực hiện và chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ cần thiết, thì mọi công đoạn đều có thể tiến hành một cách suôn sẻ.

Trong hành trình đó, Doanh nghiệp mới thành lập chưa có phòng ban XNK hay Logistics, sẽ khó lòng tự làm tất cả mọi thứ vì tính phức tạp và đòi hỏi chuyên môn cao. Do vậy, các đơn vị tư vấn, đại lý hải quan chuyên nghiệp sẽ thực hiện/hướng dẫn Doanh nghiệp kê khai hải quan bước đầu, giúp doanh nghiệp gặp thuận lợi khi làm thủ tục XNK.

Những lợi ích khi thực hiện đúng thủ tục:

• Không bị giữ hàng, tránh chậm trễ giao hàng.
• Tránh các khoản phạt vì sai sót trong khai báo.
• Tối ưu hóa dòng tiền nhờ tính toán chính xác các loại thuế.
• Tạo uy tín đối với cơ quan Hải Quan.

2. Hướng Dẫn Thủ Tục Hải Quan Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Bước 1: Đăng Ký Thông Tin Doanh Nghiệp Với Hải Quan

Dựa vào MST của Doanh nghiệp, cơ quan Hải Quan lấy nó làm cơ sở truy xuất dữ liệu cho mọi hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị đăng ký thông tin bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có dấu mộc của người đại diện pháp luật)
• Mẫu đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu 01/ĐK-TĐT
• CCCD người đại diện pháp luật.
• Giấy giới thiệu người nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ ở đâu? DN có thể lựa chọn nộp nơi thuận tiện nhất.

• Nộp trực tiếp trên trang web tổng cục: https://www.customs.gov.vn/
• Qua hệ thống VNACCS/VCIS
• Hoặc trực tiếp tại Chi cục Hải quan quản lý

Bước 2: Đăng Ký Chữ Ký Số Hải Quan và Phần mềm khai báo

Trong thời đại số, việc khai báo điện tử giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và dễ dàng quản lý.

DN cần chuẩn bị:

• Chữ ký số (token) được cấp phép (Có thể sử dụng Token khai Thuế hoặc đăng ký mới token khai HQ)
• Cài đặt phần mềm hỗ trợ khai báo như ECUS5, FPT.TQDT
• Biểu thuế Xuất Nhập Khẩu 2026 (bản cứng hoặc bản điện tử tại đây).

Bước 3: Phân Loại Mã HS Và Chuẩn Bị Hồ Sơ Hải Quan

Đây là bước trung tâm trong thủ tục hải quan. Việc phân loại mã HS chính xác giúp xác định thuế suất, giấy phép cần thiết và thời gian thông quan của hàng hóa.

Hồ sơ bao gồm:

• Commercia Invoice 
• Packing list
• Contract
• Bill of Lading hoặc Airway Bill
• C/O, CQ (Nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
• Catalogue (nếu có)
• MSDS (nếu có)

Xác định mã HS chuẩn dựa trên:

1. Tên thương mại và tên khoa học của sản phẩm.
2. Thành phần, chất liệu, cấu tạo
3. Chức năng, công dụng và nguyên lý hoạt động.
4. Tài liệu kỹ thuật (Catalogue), hình ảnh thực tế, thành phần hóa học hoặc thông số kỹ thuật.

Và 6 Quy tắc phân loại HS Code để đưa ra được quyết định đúng.

Bước 4: Khai Báo, Nộp Thuế Và Thông Quan lô hàng

Sau khi khai báo tờ khai, hệ thống trả về kết quả phân luồng:

• Xanh: Thông quan ngay
• Vàng: Kiểm tra hồ sơ
• Đỏ: Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa

Thông thường, một tờ khai sẽ có các loại thuế sau:

• Thuế nhập khẩu hoặc xuất khẩu
• Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
• Thuế tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường (nếu có),....

Lưu ý: Đối với DN mới nên đăng ký chức năng xuất nhập khẩu trước 4-6 ngày để tránh phát sinh khi hệ thống Hải Quan chưa ghi nhận được thông tin.

 Lời khuyên: Doanh nghiệp nên xây dựng một bộ phận xuất nhập khẩu hoặc hợp tác với đại lý hải quan (khai báo HQ trọn gói - Minhhungtrans) có kinh nghiệm để giảm thiểu rủi ro.

Thông tin liên hệ

• Ofifce: 16E/2 Đường số 17, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Mobile/Zalo: 0366.50.1816 (Ms Trang- Customer Services)
• Website: http://minhhungtrans.com
• Email: cs1@minhhungtrans.com

Kết Luận

Thủ tục hải quan cho doanh nghiệp mới thành lập không chỉ là quy trình bắt buộc mà còn là cơ hội để tạo dựng nền tảng vững chắc cho hoạt động xuất nhập khẩu lâu dài, bền vững. Hiểu rõ các bước, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, lựa chọn phần mềm hỗ trợ phù hợp, và chủ động trong xử lý thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, giảm thiểu chi phí và thúc đẩy hoạt động kinh doanh tiến xa hơn trên thị trường quốc tế. Đừng để những thủ tục phức tạp làm cản trở bước chân của bạn – hãy bắt đầu đúng, và biết cách tăng tốc để đạt được thành công!