Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không - Chi Tiết Từng Bước A-Z

1. Đặc điểm của việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đã trở thành một phương thức tiên tiến và ưu việt trong ngành Logistics quốc tế. Phương thức này không chỉ nổi bật bởi tốc độ nhanh mà còn bởi độ an toàn, khả năng tiếp cận các khu vực xa xôi, khó vận chuyển bằng các hình thức khác như đường biển hay đường bộ.

• Tốc độ vận chuyển nhanh chóng

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có khả năng đưa hàng đến nơi tiêu thụ trong thời gian ngắn nhất. Thông thường, mất từ vài giờ đến vài ngày để hàng hóa từ sân bay quốc tế đến tay người nhận, tùy thuộc vào khoảng cách giữa các quốc gia và các thủ tục hải quan.

Điều này cực kỳ phù hợp với các mặt hàng có yêu cầu cao về thời gian như dược phẩm, vaccine, hàng mẫu, tài liệu quan trọng, hàng dễ hỏng như thực phẩm tươi sống, hoa quả, và các sản phẩm công nghệ cao. Trên thế giới, sự nhanh chóng này giúp doanh nghiệp duy trì chuỗi cung ứng liên tục, đáp ứng kịp thời các đơn hàng, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.

• Độ an toàn cao và quy trình vận hành nghiêm ngặt

Hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không thường xuyên được kiểm tra chặt chẽ từ khâu đóng gói, kiểm duyệt tới vận chuyển. Các hãng hàng không và các công ty logistics tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo hàng hóa không bị mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Hệ thống kiểm soát an ninh tại các sân bay quốc tế luôn được duy trì cao, góp phần giảm thiểu rủi ro, nhất là đối với hàng hóa giá trị cao. Thêm vào đó, các quy định về đóng gói và chứng nhận rõ ràng giúp hạn chế các sự cố không mong muốn trong quá trình vận chuyển.

• Phạm vi tiếp cận rộng rãi và khả năng vận chuyển toàn cầu

Thông qua các đường bay quốc tế, hàng hóa có thể nhanh chóng đi tới hầu hết các nơi trên thế giới. Đặc biệt, đối với các khu vực khó tiếp cận như các đảo hay những vùng sâu, vùng xa, vận chuyển bằng hàng không vẫn đảm bảo khả năng giao hàng đúng hạn.

Khả năng này giúp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu và mở rộng thị trường cho các doanh nghiệp Việt Nam, góp phần thúc đẩy toàn diện hoạt động thương mại quốc tế. Đặc điểm này phù hợp cho các mặt hàng liên quan đến công nghệ, y tế, thời trang cao cấp, và các sản phẩm cần giao gấp, có giá trị cao.

• Chi phí cao và hạn chế về kích thước, trọng lượng

  Dù có nhiều ưu điểm, vận chuyển hàng không vẫn tồn tại nhược điểm về chi phí khá cao so với các phương thức khác như đường biển hay đường bộ. Đặc biệt, hàng hóa nặng hoặc quá khổ thường không phù hợp do hạn chế về tải trọng và không gian vận chuyển của máy bay.

  Vấn đề này đặc biệt cần lưu ý đối với các mặt hàng lớn, hàng hoá quá khổ hoặc hàng hóa có trọng lượng vượt quá giới hạn quy định. Điều này khiến doanh nghiệp phải tính toán kỹ lưỡng về chi phí, lợi ích và khả năng vận chuyển trước khi lựa chọn hình thức phù hợp nhất.

Trong thực tế, để giảm thiểu chi phí, các doanh nghiệp thường chọn vận chuyển các mặt hàng giá trị cao, nhỏ gọn, cần giao nhanh gấp hoặc các mặt hàng cơ mật, đòi hỏi độ an toàn cao hơn.

Tóm tắt các đặc điểm chính

• Tốc độ vận chuyển nhanh, phù hợp với hàng gấp, hàng giá trị cao.
• Độ an toàn cao nhờ kiểm tra chặt chẽ, quy trình vận hành tiêu chuẩn quốc tế.
• Phạm vi vận chuyển toàn cầu, giúp mở rộng thị trường.
• Chi phí cao, hạn chế các mặt hàng nặng và quá khổ.
• Hạn chế về kích thước, trọng lượng của hàng hóa.

2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không không đơn thuần chỉ là quá trình vận chuyển, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy trình từ khâu đàm phán, giấy phép cho tới thủ tục hải quan. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa đến đúng địa chỉ, đúng thời hạn và đúng quy định của pháp luật.

Dưới đây là quy trình chi tiết gồm 7 bước cơ bản, mỗi bước đều có những yêu cầu kỹ lưỡng và các tiêu chuẩn cần thực hiện. Hiểu rõ từng bước giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả của toàn bộ hành trình nhập khẩu hàng hóa.

Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương

Là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Thoả thuận hợp tác giữa người bán và người mua không chỉ về giá cả, số lượng, chủng loại mà còn về phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng và các điều khoản pháp lý khác.

Hợp đồng ngoại thương phải đảm bảo rõ ràng, chính xác và có đầy đủ các điều khoản thiết yếu như tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán. Điều này giúp tránh các tranh chấp phát sinh trong quá trình vận chuyển và khi làm thủ tục hải quan.

Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần) và kiểm tra chính sách mặt hàng

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định tính hợp pháp của mặt hàng dự định nhập khẩu dựa trên các quy định của pháp luật về quản lý ngoại thương của Việt Nam.

Trong các trường hợp đặc biệt, mặt hàng có thể nằm trong danh mục phải xin giấy phép hoặc có chính sách hạn chế, kiểm tra nghiêm ngặt như dược phẩm, thiết bị y tế, vật liệu nổ, hàng hoá mỹ phẩm, thực phẩm, chứng từ văn hóa nghệ thuật. Vì thế, doanh nghiệp cần kiểm tra các quy định của Nghị định số 69/2018/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn liên quan để xác định rõ ràng.

Bước 3: Chuyển tiền đặt cọc và hoàn tất thanh toán

Khi các thủ tục giấy phép đã rõ ràng, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển khoản tiền đặt cọc hoặc thanh toán toàn bộ theo điều khoản hợp đồng. Thông thường, có các hình thức thanh toán như chuyển khoản trực tiếp, thư tín dụng (L/C) hoặc các phương thức thanh toán quốc tế khác.

Trong quá trình này, việc kiểm tra tính chính xác của số tiền, các tài khoản ngân hàng, chứng từ chuyển tiền là vô cùng cần thiết để tránh rủi ro mất tiền, nhầm lẫn hoặc gian lận. Ngoài ra, nhà nhập khẩu cần lưu ý các điều kiện về bảo đảm thanh toán trong hợp đồng để bảo vệ quyền lợi.

Bước 4: Xác nhận đơn hàng và điều kiện Incoterm

Khi hàng hóa đã được xác nhận về số lượng, chủng loại và thời gian giao hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại các điều kiện Incoterm trong hợp đồng. Đây là phần quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm phần vận chuyển, đóng gói, thủ tục hải quan tại mỗi giai đoạn.

Bước 5: Hàng hóa vận chuyển về Việt Nam, ký phát giấy chứng nhận DO

Hàng hóa sau khi được sản xuất và đóng gói xong sẽ tiến hành vận chuyển đến sân bay quốc tế. Trong quá trình này, nhà cung cấp hoặc nhà xuất khẩu sẽ gửi hàng theo lịch trình đã thỏa thuận, đồng thời ký phát giấy chứng nhận vận chuyển (Delivery Order - DO).

Thủ tục ký phát này là bước cuối cùng của quá trình chuẩn bị vận chuyển hàng hóa. Chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp nhận hàng tại sân bay, kiểm tra hàng hóa, ký nhận và chuẩn bị các thủ tục tiếp theo.

Bước 6: ​​​​​​​Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Khi hàng hóa đã đến sân bay Việt Nam, doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sẽ thực hiện các thủ tục để thông quan nhập khẩu. Quá trình này bao gồm nộp hồ sơ xuất trình giấy tờ, kiểm tra thực tế hàng hóa và thực hiện các nghĩa vụ thuế.

Các giấy tờ cần chuẩn bị thường gồm invoice, packing list, giấy chứng nhận vận chuyển DO, giấy phép nhập khẩu (nếu có), hợp đồng ngoại thương, chứng nhận kiểm tra chất lượng và chứng từ thanh toán. Trong quá trình này, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa, xác minh nguồn gốc và so sánh thực tế với hồ sơ.

Bước 7: ​​​​​​​Vận chuyển hàng về kho của người nhập khẩu

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ được giải phóng và chuyển về kho của doanh nghiệp hoặc kho của đối tác đã thỏa thuận. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ số lượng, chất lượng và giấy tờ đi kèm.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê dịch vụ vận chuyển nội địa, hoặc sử dụng xe tải, container phù hợp với các yếu tố đặc thù của hàng hóa như trọng lượng, kích thước.

3. Những lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa

Trong quá trình thực hiện quy trình nhập khẩu, các doanh nghiệp cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng để tránh rủi ro và tối đa hóa lợi ích.

• Tuân thủ đúng quy định của pháp luật về nhập khẩu

Nhập khẩu hàng hóa qua đường hàng không thường nhanh chóng, vì vậy bên xuất khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, kiểm tra các yêu cầu chuyên ngành liên quan và hạn chế tối đa các sai sót. Điều này sẽ giúp tránh được những rắc rối trong quá trình thông quan và ngăn chặn phát sinh phí lưu kho không cần thiết.

• Chọn đối tác vận chuyển uy tín và có kinh nghiệm

​​​​​​​Trong vận chuyển đường hàng không, yếu tố vận chuyển an toàn, đúng giờ phụ thuộc rất lớn vào đối tác logistics hoặc forwarder mà doanh nghiệp lựa chọn. Các đối tác này cần có kinh nghiệm trong việc xử lý hàng hóa đặc thù, am hiểu về các quy định quốc tế, có hệ thống kiểm tra chất lượng và dịch vụ hậu cần tốt.

----> xem thêm: Dịch vụ vận tải hàng không Minh Hung Trans

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác

​​​​​​​Hồ sơ là yếu tố quyết định thành công của quá trình thông quan. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn, packing list, giấy phép (nếu có), chứng nhận kiểm tra... Các chứng từ này cần phải chính xác, nhất quán, đúng mẫu mã, không còn thiếu sót để tránh gây trì hoãn hoặc bị từ chối hàng nhập khẩu.

4. Các loại phí của nhà nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường hàng không, các khoản phí là yếu tố không thể bỏ qua. Hiểu rõ các loại phí liên quan giúp doanh nghiệp dự toán ngân sách chính xác, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành. Sau đây là các loại thuế phí thường có khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không:

1. Phí vận chuyển hàng hóa.
2. Phí xử lý tại sân bay.
3. Phí khai báo hải quan.
4. Phí lưu kho nếu có.
5. Phí bảo hiểm hàng hóa.
6. Phí dịch vụ logistics.
7. Phí thuế nhập khẩu.

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, người nhập khẩu sẽ phải đối mặt với một số khoản phí phát sinh như sau:

- Cước vận chuyển hàng không (AF) được tính dựa trên trọng lượng tính cước.

- Phí tài liệu (Document Fee) là khoản phí cho lệnh giao hàng, được xác định theo SET.

- Phí xử lý tại cảng (THC - Terminal Handling Charge) là khoản phí liên quan đến việc làm hàng tại sân bay.

Ngoài ra, còn có những loại phụ phí khác như:

- Phí lưu kho (Storage charge) sẽ được áp dụng nếu bạn lấy hàng sau 3 ngày kể từ ngày ETA, và được tính theo VND/kg/ngày hoặc VND/lần (mức tối thiểu).

- Phí lao vụ (Labour charge) là khoản phí bổ sung khi nhận hàng, cũng được tính theo VND/kg/ngày hoặc VND/lần (mức tối thiểu).

Trên đây, Minh Hung Trans đã cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về trong "quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không", cùng với những lưu ý và các loại chi phí phát sinh. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn nắm vững nghiệp vụ và hỗ trợ tốt cho công việc của mình.

Cam kết đem đến dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả, với quy trình chặt chẽ và giá cả hợp lý nhất cho Quý Doanh Nghiệp.

• Ofifce: 16E/2 Đường số 17, Phường Hiệp Bình Phước, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

• Mobile/Zalo: 0366.50.1816 (Ms Trang- Customer Services)

• Website: http://minhhungtrans.com

• Email: info.minhhungtrans@gmail.com