Commercial invoice

Commercial invoice là gì?

Commercial Invoice hay Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được dùng để thanh toán giữa các bên xuất khẩu và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu phải thanh toán đúng số tiền đã được ghi rõ trong thỏa thuận cho người xuất khẩu. Thường thì, hóa đơn thương mại được cấp bởi người gửi hàng.

Hóa đơn thương mại được phát hành khi nào?

Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi ký kết hợp đồng hoặc sau khi đóng hàng vào container. Bởi vì đó là thời điểm đã có đầy đủ thông tin chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa,số tiền thanh toán...v.v…

Tầm quan trọng của Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu

Hóa đơn thương mại không chỉ là một tờ giấy đơn thuần, mà còn là nền tảng cho nhiều hoạt động quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu. Nó là công cụ giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc thanh toán giữa người bán và người mua, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho cơ quan hải quan để xác định thuế và thực hiện các thủ tục liên quan.

• Trong thanh toán

Hóa đơn thương mại là căn cứ chính để người bán yêu cầu thanh toán từ người mua. Nó ghi rõ chi tiết về số tiền, số hàng, và các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận giữa hai bên. Khi người mua nhận được hóa đơn thương mại, họ sẽ biết chính xác số tiền cần phải thanh toán và thời hạn thanh toán.

Trong trường hợp sử dụng phương thức thanh toán như T/T (Telegraphic Transfer), hóa đơn thương mại là tài liệu cần thiết để ngân hàng thực hiện chuyển tiền. Đối với các phương thức phức tạp hơn như L/C (Letter of Credit), hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ bắt buộc phải có để ngân hàng phát hành thư tín dụng.

• Khai báo hải quan

Khi hàng hóa được xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ chính mà cơ quan hải quan yêu cầu. Nó giúp xác định giá trị của lô hàng, từ đó tính toán các khoản thuế xuất nhập khẩu cần phải nộp. Nếu hóa đơn thương mại không chính xác hoặc thiếu sót, có thể dẫn đến việc khai báo sai và bị phạt.

Ngoài ra, hóa đơn thương mại còn giúp cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng, đảm bảo rằng hàng hóa được nhập khẩu tuân thủ các quy định về an toàn, chất lượng và bảo vệ môi trường.

• Đối chiếu chứng từ

Trong quá trình thực hiện hợp đồng và các thủ tục xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại còn có vai trò đối chiếu thông tin với các chứng từ khác như Packing List, vận đơn (Bill of Lading), và Chứng nhận xuất xứ (C/O). Sự nhất quán giữa các chứng từ này là điều cần thiết để tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và thông quan.

Việc đối chiếu chứng từ không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin mà còn giúp phát hiện kịp thời các sai sót, từ đó có biện pháp khắc phục trước khi các vấn đề trở nên nghiêm trọng.

Các nội dung chính trong Commercial Invoice

Khi lập hóa đơn thương mại, việc ghi đầy đủ và chính xác các thông tin là rất quan trọng. Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại không chỉ giúp người mua và người bán hiểu rõ về giao dịch mà còn giúp cơ quan hải quan thực hiện các thủ tục một cách suôn sẻ.

• Thông tin người mua và người bán

Phần thông tin về người mua và người bán là một trong những phần quan trọng nhất của hóa đơn thương mại. Thông tin về người mua (Buyer/Importer) bao gồm tên công ty, địa chỉ email, địa chỉ, số điện thoại, số fax, và người đại diện. Đối với người bán (Seller/Exporter), thông tin tương tự cũng cần được ghi rõ.

Nếu điều kiện thanh toán yêu cầu, thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu cũng cần được cung cấp. Điều này giúp quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

• Số và ngày hóa đơn

Số hóa đơn (Invoice Number) là một mã số duy nhất được quy định bởi phía xuất khẩu, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các giao dịch. Ngày hóa đơn (Invoice Date) thường được tạo sau khi hợp đồng giữa các bên đã được ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn).

Thông lệ trong kinh doanh quốc tế là hóa đơn thương mại phải được tạo ra trước ngày vận đơn để đảm bảo tính hợp lệ của bộ chứng từ xuất khẩu. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa đã được đóng gói và sẵn sàng vận chuyển.

• Phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán (Terms of Payment) là một trong những phần quan trọng của hóa đơn thương mại. Các phương thức phổ biến bao gồm T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/A (Documents against Acceptance), và D/P (Documents against Payment).

T/T là phương thức phổ biến nhất do tính đơn giản và nhanh chóng, nhưng lại mang rủi ro lớn nhất cho người xuất khẩu. Nếu người bán lo ngại về việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng, nên tránh sử dụng phương thức này.

L/C là phương thức giúp giảm rủi ro cho người xuất khẩu, nhưng ít được sử dụng hơn do quy trình phức tạp. D/A và D/P là các phương thức bảo vệ người bán tốt nhất, nhưng lại yêu cầu kiểm tra và xác nhận chứng từ nhiều lần, thường chỉ sử dụng trong các giao dịch mới hoặc không có sự tin tưởng giữa hai bên.

• Thông tin hàng hóa và số tiền phải thanh toán

Phần thông tin hàng hóa trong hóa đơn thương mại thường bao gồm tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số lượng kiện tính theo đơn vị như bao/chiếc/cái/thùng, và đơn giá để tính tổng số tiền cần thanh toán. Thông tin hàng hóa chi tiết hơn thường xuất hiện trên Packing List, vận đơn, hoặc Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.

Tổng tiền (Amount) trên hóa đơn thương mại thường được ghi bằng cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

• Điều kiện Incoterms và các thông tin khác

Điều kiện Incoterms (International Commercial Terms) là một phần quan trọng của hóa đơn thương mại, giúp xác định trách nhiệm của người mua và người bán trong quá trình vận chuyển. Ví dụ như CIF HCM, Vietnam, điều kiện này không chỉ chỉ ra rằng hàng hóa được vận chuyển đến cảng Hồ Chí Minh mà còn bao gồm cước biển, phí vận chuyển, và bảo hiểm.

Ngoài ra, một số thông tin phổ biến khác thường xuất hiện trong hóa đơn thương mại bao gồm POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng), POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng), Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến), và Đích đến (Destination). Cuối cùng, cần lưu ý đến việc áp dụng các khoản giảm giá hoặc chiết khấu nếu có.

Các loại hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại có thể được phân thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng và mục đích sử dụng riêng. Hiểu rõ các loại hóa đơn thương mại giúp doanh nghiệp lựa chọn loại phù hợp cho từng tình huống cụ thể.

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm thời được sử dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong những tình huống như giá hàng chưa được xác định chính xác hoặc thanh toán theo từng phần. Điều này giúp người mua và người bán có thể thực hiện các giao dịch nhỏ trước khi toàn bộ hợp đồng được hoàn tất.

Ví dụ, khi hàng hóa được gửi đi triển lãm hoặc gửi mẫu bán, hóa đơn tạm thời có thể được sử dụng để yêu cầu thanh toán cho phần hàng hóa đã gửi. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn và giảm thiểu rủi ro.

• Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice)

Hóa đơn thương chính thức là loại hóa đơn được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện. Đây là loại hóa đơn quan trọng nhất trong quá trình giao dịch, ghi rõ tổng số tiền cần thanh toán và các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận.

Khi hàng hóa đã được giao đầy đủ và đúng theo hợp đồng, hóa đơn thương chính thức sẽ được phát hành và người mua sẽ thực hiện thanh toán theo đúng số tiền ghi trên hóa đơn. Điều này đảm bảo rằng người bán nhận được toàn bộ số tiền đã thỏa thuận và người mua nhận được hàng hóa như mong đợi.

• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)

Hóa đơn chi tiết chứa các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng, thường được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm. Loại hóa đơn này giúp người mua và người bán hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả, từ đó có thể đàm phán tốt hơn về giá.

Ví dụ, hóa đơn chi tiết có thể bao gồm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, và các khoản thuế phí liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về giá trị thực sự của hàng hóa và quản lý chi phí một cách hiệu quả.

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu.

Hóa đơn chiếu lệ giúp người mua và người bán có cái nhìn tổng quan về giao dịch, từ đó có thể chuẩn bị các chứng từ và thủ tục cần thiết. Nó cũng giúp người mua hiểu rõ hơn về chi phí và các điều kiện liên quan trước khi đưa ra quyết định mua hàng.

Lưu ý quan trọng khi làm hóa đơn thương mại

Trong lĩnh vực logistics, hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng như một chứng từ mua bán thương mại. Thậm chí một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình giao dịch. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn thương mại.

• Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin

Khi lập hóa đơn thương mại, việc đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin là rất quan trọng. Bất kỳ sai sót nào về số lượng, giá cả, hoặc thông tin người mua và người bán đều có thể dẫn đến việc thanh toán sai hoặc gặp khó khăn trong quá trình khai báo hải quan.

Để đảm bảo tính chính xác, cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin hàng hóa hoặc điều kiện thanh toán, cần cập nhật ngay lập tức để tránh nhầm lẫn.

• Tuân thủ các quy định pháp lý và thông lệ quốc tế

Hóa đơn thương mại phải tuân thủ các quy định pháp lý của quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu, cũng như các thông lệ quốc tế về giao dịch thương mại. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến việc hóa đơn bị từ chối hoặc gặp khó khăn trong quá trình thông quan.

Các quy định pháp lý có thể bao gồm yêu cầu về ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ, và các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn. Thông lệ quốc tế thường liên quan đến việc sử dụng các điều kiện Incoterms và các phương thức thanh toán phổ biến.

• Sử dụng các công cụ hỗ trợ

Hiện nay, có nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập hóa đơn thương mại. Sử dụng các công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót.

Các phần mềm này thường có các mẫu hóa đơn mặc định, giúp doanh nghiệp dễ dàng điền thông tin và kiểm tra tính chính xác. Ngoài ra, nhiều phần mềm còn có tính năng tự động tính toán tổng tiền và các khoản thuế phí liên quan, giúp quá trình lập hóa đơn diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.

• Quản lý và lưu trữ hóa đơn thương mại

Sau khi lập và phát hành hóa đơn thương mại, việc quản lý và lưu trữ hóa đơn cũng rất quan trọng. Hóa đơn thương mại cần được lưu trữ một cách an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu để lưu trữ hóa đơn thương mại và các chứng từ liên quan. Điều này không chỉ giúp dễ dàng quản lý mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về lưu trữ tài liệu của cơ quan hải quan và thuế.

---> xem thêm: Invoice là gì?

---> xem thêm: Proforma Invoice

Kết luận

Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thanh toán và khai báo hải quan. Việc hiểu rõ về các nội dung chính trong hóa đơn thương mại, các loại hóa đơn thương mại, và các lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch một cách hiệu quả và tránh được các rủi ro không đáng có.

Trên đây là tổng hợp các thông tin liên quan đến Comercial Invoice. Nếu quý bạn đọc có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến xuất nhập khẩu/Logistics, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

• Ofifce: 16E/2 Đường số 17, Phường Hiệp Bình Phước, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

• Mobile/Zalo: 0366.50.1816 (Ms Pham)

• Website: http://minhhungtrans.com

• Email: info.minhhungtrans@gmail.com